Organizacja wydarzenia

Newsy

Doskonale zorganizowana konferencja to najskuteczniejsza reklama dla firmy szkoleniowej. Takie wydarzenie wymaga skoordynowania wielu działań w określonym okresie czasu. W jaki sposób poradzić sobie z takim zadaniem, jeśli właśnie dostaliśmy pracę w firmie szkoleniowej i jest to nasze pierwsze zlecenie?


Do tego typu zadania najlepiej podejść jak do projektu. Musimy bowiem wykonać określony zbiór czynności, aby osiągnąć postawiony cel, jakim będzie w tym wypadku organizacja interesującej konferencji. Oczywiście zawsze, zazwyczaj mamy na to określony czas, więc musimy rozsądnie rozplanować swoje poczynania, aby nie przekroczyć najważniejszych terminów.

Przyjmijmy, że planujemy konferencję biznesową dla przedstawicieli branży medycznej. Co powinniśmy zrobić najpierw? Przede wszystkim trzeba ustalić realny termin konferencji , a także czas jej trwania. Przeważnie temat tego typu wydarzeń jest z góry ustalany przez klienta, jednak zdarza się, że także ten aspekt będzie zależał od nas. Wtedy warto zasięgnąć języka u fachowców z danej dziedziny i określić, jakie tematy będzie najlepszy dla uczestników konferencji.

Jeśli mamy już potwierdzony termin, należy rozplanować budżet imprezy. To bardzo ważne, żebyśmy dokładnie wiedzieli, ile pieniędzy możemy przeznaczyć na całe przedsięwzięcie. Jeśli nie ograniczają nas zbytnio fundusze, warto przemyśleć organizację konferencji w górach (http://rusin-ski.pl/karczma-regionalna).
Zakopane
Author: Pawel Pacholec
Source: http://www.flickr.com
Przykładowo Białka Tatrzańska to piękna miejscowość, która zapewne spodoba się uczestnikom. W miejscowości turystycznej prościej jest zapewnić gościom czas wolny zwłaszcza, gdy konferencja (więcej tutaj) trwa cały weekend.
Gdy jesteśmy już pewni terminu i budżetu, musimy wstępnie dokonać rezerwacji w hotelu. Najrozsądniej jest wybrać dobry pensjonat, który posiadaprzestronne sale konferencyjne w górach i ma dobrą opinię. Wiele pensjonatów posiada w swojej ofercie organizację szkoleń, jednak trzeba sprawdzić wcześniej, czy sala jest odpowiednio wyposażona w sprzęt multimedialny oraz wygodne siedzenia.

Gdy wybierzemy już uczestników i opracujemy dokładny program konferencji, musimy wówczas potwierdzić rezerwację w wybranym hotelu (ceny). Nie zapomnijmy także o wydrukowaniu kompleksowych materiałów pokonferencyjnych dla każdego prelegenta oraz plakietek identyfikacyjnych. Kiedy mamy już wszystko dopięte na ostatni guzik, możemy być pewni, że konferencja (więcej na stronie) będzie udana.